Funciones de Búsqueda en Excel

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Un libro de Excel puede llegar a ser inmenso. Sólo una hoja tiene en Excel-2007/10 más de 17 mil millones de celdas (1.048.576 filas x 16.384 columnas) y en Excel 2003 más de 16 millones de celdas (65.536 filas x 256 columnas) que tampoco son pocas  sin olvidar, además, que un libro de Excel no está limitado en el número de hojas que puede contener, salvo el impuesto por la memoria del ordenador que estemos utilizando.

La cantidad de datos (números, texto, fechas,…) que podemos llegar a tener en una sola hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de búsqueda y referencia, esto nos facilitará enormemente el trabajo, ya que buscar en una tabla es una de las tareas más habituales cuando gestionamos muchos datos para obtener información.

Con éstas 5 funciones, un poco de imaginación y utilizando "nombres" para los rangos podemos conseguir mucho.

  • vtutorialBUSCARV (en Excel 2010 se llama CONSULTAV)
  • DESREF
  • COINCIDIR
  • INDICE
  • INDIRECTO

La sintaxis de cada una de estas funciones es:

Los parámetros que están entre corchetes [ ] son opcionales.

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])

La función BUSCARV permite una búsqueda vertical en una tabla. Existe otra función denominada BUSCARH que permite una búsqueda horizontal en una tabla. BuscarV permite búsquedas por intervalos o búsquedas exactas.

  • La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea sobre la que luego se buscará, y todas las demás columnas deben estar a su derecha.
  • En la búsqueda por intervalos la primera columna debe estar ordenada de menor a mayor. Admite tanto valores numéricos como texto, en este caso el orden de menor a mayor supone orden alfabético. En la búsqueda exacta no es necesario este tipo de ordenaciones.

movieEjemplo: búsqueda exacta

=DESREF(ref;filas;columnas;[alto];[ancho])

La forma de localizar el valor que devuelve es estableciendo una celda de referencia (no es necesario tener un rango) desde la que contar (ref), y desde ella contar hacia abajo un cierto número de filas, y hacia la derecha un cierto número de columnas. Si el número de la fila es negativo se mueve hacia arriba. Si el número de la columna es negativo se mueve hacia la izquierda.

Ejemplo

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;[tipo_de_coincidencia])

Usamos esta función cuando necesitamos conocer la posición (no el valor que hay en la celda) de un elemento en un rango (matriz fila o columna). Si tipo_de_coincidencia es 0 encuentra el primer valor que es exactamente igual que el valor_buscado.

Ejemplo

=INDICE(matriz;núm_fila;[núm_columna])

Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado por los índices de número de fila y de columna, es decir, nos devuelve el valor de la celda intersección.

Ejemplo

=INDIRECTO(ref;[a1])

La ayuda de Excel nos dice que devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Dicho así no parece estar muy claro, espero que con los ejemplos se entienda mejor.

  • ref: representa una referencia a celda, que podemos escribir en la fórmula o puede estar escrita en otra celda a la que aquí se haga referencia
  • a1: representa el método que utilizamos para hacer referencia a una celda. Existen dos métodos. El clásico A1 que indica columna A, fila 1. Y el menos conocido R1C1 que indica Row (fila) 1 y Column (columna) 1. En español sería F1C1, que supone hablar de la Fila 1 y la Columna 1.

Ejemplo

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Utilidades

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